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Projektmanagement, Projekt, Software

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Sonntag, 20.08.2017

Microsoft Excel für die Projektarbeit nutzen

Für viele, insbesondere kleine Projekte, reicht bereits ein geringer Verwaltungsaufwand zur Steuerung und Überwachung aus. Anstatt also gleich das Riesenwerkzeug Microsoft Project oder vergleichbare Software zu benutzen, reicht mitunter eine einfache Excel Tabelle.


Ein Beispiel eines solch kleinen Projektes ist die Erstellung eines Unternehmensflyers oder die Organisation einer Betriebsfeier. Hier sollten zum Einen keine aufwändigen Planungstools genutzt werden, zum Anderen sollten aber auch keine minderwertigen Projektpläne erstellt werden, die von einem Tag auf den andern verloren sind.

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Eine strukturierte und einfache sowie intuitiv zu bedienende Aufgabenliste wäre für einen derartigen Zweck genau richtig, da Sie alle Daten zentral speichert und den Projektmanager wie dem gesamten Team eine übersichtliche Darstellung des Projektes bietet.

 

Die Aufgabenliste

Ein sehr einfach zu bedienendes Werkzeug ist die Aufgabeliste. Mit nur wenigen Angaben zur Steuerung und Überwachung können hier große Wirkungen erzielt werden. Farbige Markierungen beispielsweise helfen in nicht unerheblichem Maße, einen Überblick über die relevanten Termine zu gewinnen. Die Filterfunktion von Excel hilft dem Projektmanager ebenfalls dabei, die Liste nach bestimmten Kriterien zu durchsuchen.
Eine Anpassung einer vorliegenden Aufgabenliste ist relativ leicht zu bewerkstelligen, dazu gehören beispielsweise das Einfügen eines Kommentars oder einer weiteren Spalte. Bei der Verwendung von Excel für einen Projektplan sollte man sich aber auch im Klaren darüber sein, dass man damit keinen richtigen Projektplan erstellen kann - dies sollte demnach auch nicht versucht werden. Wenn die Steuerung des Projektes wirklich mehr Angaben und Details erfordert, dann sollte auch auf ein größeres Projektmanagement Tool zurückgegriffen werden.

 

Beispielhafte Anordnung einer Excel Tabelle

Eine Excel Tabelle, die ein kleines Projekt managen soll, könnte sich beispielsweise aus den folgenden Spalten zusammensetzen:

  • Arbeitspakete: In dieser Spalte werden die einzelnen Arbeitspakete gelistet, die wiederum aus mehreren Aufgaben bestehen. Ein Beispiel für ein solches Arbeitspaket kann das Erstellen von Texten oder die Entwicklung eines Firmenlogos sein.
  • Aufgaben: Diese zweite Spalte gibt die Tätigkeit an, die innerhalb des Arbeitspaketes erledigt werden soll.
  • Start und Ende: Die beiden folgenden Spalten beinhalten den Anfangs- sowie den Endtermin einer Aufgabe. Hierbei sollte man auf die Datumsformatierung achten, insbesondere, wenn aus diesen Daten weitere Berechnungen, wie beispielsweise über die Arbeitszeit, erfolgen.
  • Verantwortlich: Unter der nun fünften Spalte wird der für die Aufgabe verantwortliche Mitarbeiter eingetragen. Hier reicht entweder einfach der Nachname, der volle Name oder die Initialen.
  • Beteiligung: Die nunmehr sechste Spalte listet die Personen auf, die neben dem Verantwortlichen an der Aufgabe beteiligt waren.
  • Erledigt: Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, so kann dies in dieser Spalte eingetragen werden.

Dieser Terminplan gilt natürlich nur als Vorgabe und kann um Spalten oder Zeilen individuell erweitert werden. Außerdem bildet ein auf diese Weise erstellter Projektplan, oder besser eine Projekttabelle, eine Basis, um die weiteren Funktionen von Excel darin einzubauen.


So kann man beispielsweise Filter einbauen und zur Suche nutzen. Dieser Filter ist bei einer derartigen Projekttabelle ein mächtigeres Tool, als es jetzt auf den ersten Blick erscheinen mag. So lässt sich damit zum Beispiel sehr schnell herausfinden, welche Aufgaben noch offenstehen oder welcher Mitarbeiter bereits welche Aufgaben inne hat. Daraus lassen sich Rückschlüsse auf die Belastung der Mitarbeiter und auf die weitere Ressourcenverteilung ziehen. Außerdem kann man beispielsweise durch Farben drauf aufmerksam machen, wenn ein Enddatum überschritten wurde. Diese und viele andere Eigenschaften von Excel machen es zu einem für die Projektplanung zwar kleinen, aber sehr nützlichem und vor allem einfachen Tool.