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Projektmanagement, Projekt, Software

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Dienstag, 24.10.2017

Mit sieben Schlüsselfaktoren zum Projekterfolg

Viele Projektmanagementberater sind der Überzeugung, dass ein erfolgreiches Projektmanagement über die Zukunft heutiger Firmen entscheiden wird. Das Unternehmen PricewaterhouseCoopers hat in formulierter Vorgehensweise tausende, teils sehr unterschiedliche Projekte, miteinander verglichen. In diesem Artikel wird das Ergebnis dieses Vergleiches vorgestellt. Es könnte dabei helfen, dass Unternehmen Warnsignale frühzeitig erkennen, die anzeigen, wann das Projekt sich ihrer Kontrolle entziehen könnte. Die Unternehmen könnten dann rechtzeitig Maßnahmen einleiten, die diesem Projektverlauf entgegen steuern.


Fakt ist, dass Projektmanagement heutzutage in den oberen Etagen des Unternehmens etabliert werden muss, denn das ist der Bereich, in dem die strategischen Entscheidungen gefällt werden. Will man das eigene Projekt also in die richtigen Bahnen lenken, muss man sein Anliegen in die Führungsetage tragen, da den Verantwortlichen nur so ein ausreichender Einblick gewährt wird. Anhand dieses Überblicks können Entscheidungen gefällt werden; die Führung des Unternehmens kann aktiv handeln.

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Dieser so genannte gute Rat der Führungsetage ist eine der wichtigsten sieben Schlüssel zum Erfolg, die Bill Smille entwickelt hat. Der heutige Projekt Erfolg hängt gerade im Bereich des Elektronic Business direkt im Zusammenhang mit der Einbeziehung der Führung des Unternehmens. Laut einer Studie der Gartner Group liegt der Hauptgrund für den Misserfolg eines Projektes in der fehlenden Verantwortlichkeit der Geschäftsleitung.


Ein Überleben im digitalen Zeitalter bedarf mehr als nur neuester Technologie und Innovation
Wie bereits erwähnt, sind diverse Projektmanagementberater der Überzeugung, dass ein erfolgreiches Projektmanagement über die Zukunft der heutigen Firmen entscheidet und keinesfalls alleine eine Innovation oder eine neue Technologie.


Tausende von Projekten wurden auf Basis dieser Erkenntnis untersucht. Eine standardisierte Vorgehensweise wurde dabei angewandt, dies hat zur Folge, dass die Spezifikation auf das Projekt außer Acht gelassen werden konnte. Stattdessen gewährt uns die Studie nun einen Einblick, was eine falsche Entscheidung innerhalb eines Projektes zur Folge hat, und was passiert wäre, wenn diese Entscheidung nicht getroffen worden wäre.
Das Gesamtergebnis dieser Untersuchung nennt das Unternehmen die so genannten sieben Schlüssel zum Erfolg, welche als eine Art Rahmenbedingung sowohl in komplexen als auch einfacheren Projekten Anwendung finden könnte.

 

Die sieben Schlüssel zum erfolgreichen Projekt

  1. Die Stakeholder müssen die Verantwortung für das Projekt übernehmen. Im Grunde sind die Projektmanager nicht diejenigen, die die alleinige Verantwortung tragen und für den Projektausgang quasi haften. Der Projekterfolg ist im Wesentlichen auch von der Unterstützung der Auftraggeber abhängig. Ein schlechtes Beispiel zeigt den Zusammenhang: So kann der Projektleiter noch so gut sein und eine noch so tolle Arbeit abliefern, es bringt alles nichts, wenn einer der Verantwortlichen Stakeholder das Projekt behindert.
  2. Für das Geschäft kann ein realer Nutzen verwirklicht werden. Es gibt Projekte, die man gar nicht erst beginnen sollte, um sie so vor dem sehr wahrscheinlich sicheren Tod zu retten. Wenn Sie als Projektmanager schon vor dem eigentlichen Projektstart ausmachen können, dass dieses Projekt unausweichlich einem Misserfolg entgegen steuert, empfiehlt es sich, die Finger davon zu lassen.
  3. Der Zeitplan und der Arbeitsaufwand sollte von Anfang an transparent gestaltet sein. Wenn das nicht der Fall ist, kann man Fehlentwicklungen hinsichtlich der Zeit und des Budgets nicht einsehen und korrigieren - zumindest nicht rechtzeitig. Hier zählt Disziplin, denn so kommen eventuelle Wahrheiten ohne Überraschungseffekt und resultieren in einer frühen Reaktion des Teams.
  4. Es sollte eine realistische Schätzung des Projektumfangs vorgenommen und kontrolliert werden. Im Laufe des Projektes wird es unweigerlich zu Änderungen und Wünschen, Erweiterungen und Anpassungen kommen, weshalb es äußerst wichtig ist, dass es einen Projektverantwortlichen gibt, der einfach mal Nein sagen kann, um das Projekt vor einem Ausufern zu retten und die vorgegebenen Zeit- und Budget- Limits einzuhalten.
  5. Ein gut funktionierendes Team ist eine weitere Grundlage. Neben Erfahrung und Talent zählt auch die technische Umgebung, das Vertrauen, das Verantwortungsbewusstsein sowie Anerkennung und eine materielle Belohnung, darüber, ob das Projekt ein Erfolg oder Misserfolg wird. Ein multikulturelles Team, sowohl hinsichtlich der Nationalität als auch des Geschlechts und der Lebenserfahrung, ist ein guter Anfang. Es wird sich zwar nicht so einfach führen lassen, doch wirkt sich die Vielfalt garantiert positiv auf das Ergebnis des Projektes aus.
  6. Risiken sollten möglichst gering gehalten werden. Ein riskanter Weg mag zwar schneller sein, doch ist er nicht sicher genug. Sie sollten sich bewusst machen, welche Verantwortung sie als Projektmanager tragen - sicher wollen sie nicht für das Scheitern mehrerer Menschen verantwortlich sein. Wägen Sie Risiken sorgfältig ab und treffen Sie im Zweifel lieber die sicherere Entscheidung.
  7. Der Dienstleister muss ein Nutzen realisieren können. Jegliche Dienstleister haben Interesse an der Schaffung eines guten Namens. Sie wollen ihre Mitarbeiter mit jedem Projekt weiterbilden und aus Projekten lernen. Ihre Interessen sollten deshalb, ganz gleich ob interne Abteilungen oder externe Berater, im Fokus bleiben. Wenn diese Möglichkeiten nicht zur Debatte stehen, werden nicht alle Beteiligten bei diesem Projekt die Gewinner sein.

Die folgenden Fragen helfen Ihnen dabei, abzuklären, wie es um Ihre Schlüsselfaktoren bestellt ist.

  • Gibt es einen zwingenden Grund für dieses Projekt? Wenn ja, welchen?
  • Ist der Vorstand bzw. sind die Stakeholder sichtbar und durch einen Anreiz mit dem Ergebnis des Projektes verbunden?
  • Sind die Arbeitsbedingungen für das Team gut?
  • Existiert ein Risikomanagement?
  • Existieren schriftliche Vereinbarungen bezüglich des Projektumfangs?
  • Wurde bereits ausreichend definiert, wann das Projekt als beendet anzusehen ist?
  • Ist das Team derart motiviert, dass es gewillt ist, selbst in das Projekt zu investieren?

Zusammenfassung

Durch die sieben Schlüssel soll das Bewusstsein im Unternehmen hinsichtlich der Wichtigkeit des Projektmanagements sensibilisiert werden. Firmen werden ihr Geschäft immer mehr in strategischen Projekten sehen, was zur Schaffung einer völlig neuen Managementfunktion führt - nach dem Chief Financial Officer (CFO), dem Chief Information Officer (CIO)  und dem Chief Knowledge Officer (CKO) im konkreten Fall die Schaffung der Chief Project Officer (CPO).