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Projektmanagement, Projekt, Software

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Samstag, 24.06.2017

Projektmanagement Office (PMO)

Die operative Steuerung zunehmend komplexerer Projekte stellt hohe Anforderungen an das strategische Management und die fachübergreifende Zusammenarbeit aller beteiligten Abteilungen und Fachbereiche. Ein Projektmanagement Office (PMO, Project Office, PO) ist eine besondere Form der operativen Organisation von Projekten in einem Unternehmen durch die Verteilung von Aufgaben auf zentrale (PMO) und dezentrale Stellen. Bei der Einführung eines PMO handelt es sich dabei um eine strategische Entscheidung von grosser Tragweite (vgl. auch Dr. rer. pol. Wolfram von Schneyder zu strategischen und operativen PMO als Mitglied der GPM Fachgruppe).

Dabei übernimmt das Projektmanagement Office (PMO) einfach einen Teil der strategischen/ operativen Aufgaben des Projektmanagement-Teams, darunter üblicherweise alle entwicklungsflankierenden und -betreuenden Themen, die bei allen gleichermassen anfallen. Damit soll eine optimale Auslastung des Projektmanagement-Personals bei gleichzeitiger Entlastung der Spezialisten von projektadministrativen Tätigkeiten erreicht werden.

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Die Grösse eines Projektmanagement Office (PMO) hängt dabei einerseits von der Wichtigkeit des Projektmanagement und andererseits von der Größe des Projekts bzw. der parallel zu betreuenden Projekte ab. Interessierten Prokjektleiteren empfehle ich die GPM Fachgruppe mit dem Leiter Dr. rer. pol. Wolfram von Schneyder, um strategische und operative Implikationen eines PMO besser zu verstehen.


Projektmanagement Office (PMO) - Aufgaben Projektmanagement und Projektsteuerung

  • Strategische Aufgaben
  • Administrative Aufgaben
  • Anforderungsmanagement (Koordination und Priorisierung von Projektanträgen/-ideen)
  • Erarbeitung neuer Methoden, Tools und Prozesse
  • Entwicklung und Durchführung von strategischen PM-Trainings
  • Durchführung von operativen Projekt-Audits und Reviews
  • Steuerung Projekt-Portfolio- und Programm-Management
  • Bereitstellung und Verwaltung eines Projektleiter-Pools
  • Skillmanagement der operativen Projektmitarbeiter und Projektleiter
  • Wissensmanagement für Projekte


Kein Thema wird zurzeit in Projektmanagementkreisen so intensiv diskutiert wie das Projektmanagement Office (PMO). Dies liegt daran, dass auch die Organisation von Projekten mit einem Projektmanagement Office (PMO) als Organisationsform den Lean Management Gedanken trägt, und man gelernt hat, dass ab einem bestimmten Komplexitätsgrad eine "ordnende und strategische Stelle" einfach strategisch notwendig ist. Dabei lässt sich das Projektmanagement Office (PMO) als projektunterstützendes, projektüberwachendes oder strategisch-orientiertes PMO aufstellen. Ein wirkungsvolles Projektmanagement Office (PMO) geht über reine administrative Tätigkeiten weit hinaus. Letztlich entscheidet aber das Management über die Freiheitsgrade und die Wichtigkeit.

Laut Dr. rer. pol. Wolfram von Schneyder (Leiter GPM Fachgruppe PMO) sollte man nicht den Fehler machen und im Projektmanagement Office (PMO) die Parameter Zeit, Kompetenz und Qualität bei der Mitarbeiterauswahl außer Acht lassen. In der Praxis werden leider oftmals diejenigen Mitarbeiter in ein Projektmanagement Office (PMO) gesteckt, die primär über verplanbare Zeit zu verfügen scheinen - ein beträchtliches Risikopotenzial.

 

Projektmanagement Office (PMO) - Vorteile

  • Professionelles Projektmanagement
  • Vereinheitlichung
  • Unterstützung für die Projektleitung
  • Entlastung der Projektteams
  • Förderung der Kommunikation
  • Einklang der Projekte mit der Unternehmensstrategie
  • Förderung der Projektmanagement-Kultur
  • Wissensdatenbank und Best-Practices
  • Projektmanagement-Tools und Infrastruktur
  • Scheitern verhindern und Effektivität erhöhen

 

Ein wohl entscheidender Vorteil eines Projektmanagement Office (PMO) ist die Qualitätsanhebung in der operativen Projektabwicklung, die erst durch starkes Engagement in der Ausbildung, der Methodikberatung und auch in der Entwicklung der Methoden möglich ist. Laut Studien (Gartner, GPM Fachgruppe, etc.) verringern Projektmanagement Offices das Geschäftsrisiko, optimieren den Ressourceneinsatz und tragen direkt zum Unternehmenswachstum bei.