x

Tragen Sie hier bitte Ihre Emailadresse ein,
der Report ist garantiert 100% kostenlos!

Projektmanagement, Projekt, Software

Kein Spam! Ich hasse Spam und werde Ihre Daten niemals an Dritte weitergeben
Kein Abo und garantiert keine Kosten! Link zum Datenschutz (hier klicken)

Dienstag, 24.10.2017

Projektakte

Die Gesamtheit aller sich auf das Projekt beziehenden Dokumente erfüllt den Sinn des Begriffes "Projektakte". Dies gilt besonders dann, wenn es sich um elektronische Dokumente handelt, weil hier alle Informationen, also von der Korrespondenz bis hin zu den Plänen, in einer Datenbank verwaltet werden. Dabei existiert der Begriff "Projektakte" in keiner DIN, sie definiert den Begriff aber dennoch, indem sie drei Begriffe unterscheidet, die zusammen der Projektakte zugehörig sind:

  1. Der "Projektplan", welcher die Zusammenfassung aller Termine und Pläne im Projekt darstellt.
  2. Die "Projektdokumentation", die alle nötigen Dokumente eines Projekts strukturiert zusammenstellt und übersichtlich gliedert.
  3. Das "Projekthandbuch", das alle Rahmenbedingungen und Anforderungen des Projektes zusammenstellt.

 

Jetzt kostenlos anfordern

Schon hiermacht sich die Verwendung einer elektronischen Projektakte als klarer Vorteil bemerkbar: Alle projektrelevanten Infos werden so an einer zentralen Stelle gesammelt, strukturiert und verwaltet. Alle Projektbeteiligte haben somit die Möglichkeit, projektspezifische Dokumente jederzeit einzusehen - egal wo, Hauptsache es ist ein Rechner vorhanden. Dies kann sogar so gemanagt werden, dass auch von Zuhause aus an dem Projekt gearbeitet werden kann, je nach Projekt natürlich nur sehr eingeschränkt, selten ist es auch möglich, komplett von Zuhause aus an dem Projekt zu arbeiten. Eine Gefahr besteht bei der Zentralisierung der Projektinformationen aber dennoch: Die Fülle von Dokumenten lässt viele Stakeholder wohl den Überblick über das Projekt verlieren. Dem kann mit einer guten Gliederung der Dokumente aber entgegengewirkt werden. Weiterhin muss auch die elektronische Projektakte deshalb sowohl den Projektplan, die Projektdokumentation und das Projekthandbuch enthalten.

 

Dabei ist gerade die Dokumentation des Projektes unverzichtbar, ist sie doch für die Auswahl der wichtigen Projektdokumente zuständig. Sie gibt also eine engere Selektion der Projektdaten, die leichter zu überblicken ist, als die volle Projektakte .Eine Projektdokumentation sorgt also für eine schnelle Erfassung von den Ergebnissen und dem Ablauf des Projektes.