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Projektmanagement, Projekt, Software

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Dienstag, 24.10.2017

Projektmanagement-Software (Auswahl und Einführung)

Die Auswahl und Einführung einer Projektmamagement-Software (PM-Software) ist eine Pflichtaufgabe für jeden Projektmanager, der komplexe Projekte zu bearbeiten hat. PM-Software muss nicht nur technische und fachliche Anforderungen erfüllen, sie muss auch eine breite Akzeptanz bei den Anwendern evozieren.  Diese erhöht sich  in der Regel signifikant, je früher die Beteiligten  in das Projekt involviert werden. Akzeptanzmanagement – also alle beteiligten Personen für die Sache zu gewinnen und zu begeistern – ist ein überaus zentraler Faktor für die erfolgreiche Einführung einer PM-Software.

 

Während viele Softwarehersteller einen verkürzten, eindimensionalen  Ansatz verfolgen und überzeugt sind, es komme nur auf Funktionalitäten an, damit ihre PM-Software im Unternehmen erfolgreich eingesetzt werden könne, so setzt sich bei vielen PM-Verantwortlichen die Erkenntnis durch, dass das Vertrauen der Mitarbeiter, Zulieferer und Kunden in das gesamte Projektmanagementverfahren  einen erheblichen Anteil am Erfolg hat. Das Vertrauen in die Sinnhaftigkeit eines Projektes entsteht in der Regel durch ein hohes Maß an Kommunikation zwischen allen Beteiligten.

 

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Was bei der Auswahl und Einführung einer PM-Software zu beachten ist, zeigt folgender Überblick:

Eine PM-Software ist ein Werkzeug, um komplexe Projekte besser planen und erfolgreicher umsetzten zu können. Um die Funktionalität dieses Werkzeugs genau zu bestimmen, müssen daher im ersten Schritt die Anforderungen und der zu erwartende Nutzen klar definiert, formuliert und fixiert werden. Es bietet sich an, Projektverantwortliche, Key-User und Endanwender in die Planung mit einzubeziehen, was sich in einer Anforderungsliste für die Auswahl der PM-Software niederschlagen soll. Die so gewonnenen Daten werden gewichtet, synchronisiert, priorisiert  und in Abstimmung mit Management, Projektleitung und Systemadministratoren in einem verbindlichen Zielkatalog für die Auswahl einer PM-Software manifestiert.

 

Auswahl der PM-Software

Die Wahl für eine PM-Software ist durch wirtschaftliche und leistungsspezifische Kriterien  bestimmt. Bei permanentem Einsatz einer PM-Software stehen die Reduzierung der Einzelprojektkosten, die kürzeren Projektlaufzeiten, die optimale Auslastung der Einsatzmittel  sowie die weitgehende Vermeidung von nicht zu Ende geführten Projekten im ökonomischen Fokus. Der Komplexitätsgrad, die Projektart, die Benutzerfreundlichkeit, die Flexibilität  und der Grad der Spezialisierung bestimmen die leistungsspezifischen Kriterien bei Auswahl einer PM-Software. Aus gegenwärtig über 200 Anbietern von PM-Software sollten maximal 10 Anbieter, die die definierten Anforderungskriterien erfüllen, ausgewählt werden. Durch Firmen- und wiederholte Produktdemonstrationen, ggf. auch durch Workshops,  reduziert sich der Kreis der potenziellen Anbieter.

 

Wenn nach Abwägung aller funktionalen und wirtschaftlichen Kriterien  ein Lieferant der PM-Software gefunden wurde, werden Verträge fixiert und die Einführung kann beginnen.

 

Einführung einer PM-Software

Das vom Auftraggeber vorgegebene Anforderungsprofil wird in einem Lastenheft fixiert und ist die Grundlage für die Lösungsarchitektur. Zusammen mit dem Hersteller der PM-Software, werden Design und Customizing entworfen. Nach einem Usability-Check durch den Auftraggeber und nochmaligen Anpassungen und Korrekturen wird die Pilotphase eingeleitet. Sie sollte eng vom Veränderungsmanagement begleitet werden, da diese Phase häufig durch  Eskalierungen geprägt ist. Zudem ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, an dem die Benutzer in Trainings durch den Softwareanbieter oder durch Key-User intensiv geschult werden müssen.

 

Ob die Einführung der PM-Software schrittweise oder als Komplettumstellung erfolgt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zweifellos ist eine phasenweise Software-Einführung bei hoher Projektkomplexität beispielsweise nach Abteilungen oder Softwaremodulen in der Regel entspannter für alle Beteiligten und die Risiken minimieren sich dadurch signifikant. Dies setzt aber voraus, dass im Unternehmen zahlreiche autarke Insellösungen existieren, was in der Realität durch die immer weiter fortschreitenden internen Vernetzungen eher die Ausnahme bildet.

 

Nach dem Roll-out erfolgt die primäre Praxisphase. Hier entscheidet sich, ob im Vorfeld alle möglichen Eventualitäten beachtet wurden und die Projektplanung die jeweilige Detailtiefe ausreichend berücksichtigt hatte. Im besten Fall müssen jetzt in Bereichen wie Usability und Perfomance nur noch Feinjustierungen erfolgen. Hiermit ist die Einführung der PM-Software abgeschlossen.