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Projektmanagement, Projekt, Software

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Donnerstag, 14.12.2017

Projektmanagement Software

Manche Projekte laufen reibungslos, andere fahren bei der ersten Gelegenheit oder manchmal auch erst auf der Zielgeraden gegen die Wand. Wie kann das sein, dass manche Projekte erfolgreich abgeschlossen werden und andere nicht? Natürlich hat es auf der einen Seite mit der Erfahrung zu tun, die der Projektleiter mit einbringt, aber auch sein Umfeld hat Einfluss auf Wohl und Wehe eines Projekts. Aus meiner Erfahrung heraus ist ein wesentlicher Pfeiler des Erfolgs der Einsatz der richtigen Software und Tools (Projektmanagementsoftware) gewesen. Dabei war es einerlei, ob es sich um eine kostenlose Projektmanagement Software für die Verwaltung der Aufgaben, Ressourcenplanung und  Budgetplanung oder um eine professionelle Projektmanagementsoftware Lösung handelte.

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Ich habe immer wieder in meinen Projekten festgestellt, dass das Reporting und die Verfügbarkeit von Informationen in Echtzeit einfach enorm wichtig sind. Besonders bei hoher Projektkomplexität, vielen Mitarbeitern (Ressourcenplanung) oder wenn über Schnittstellen andere unternehmensweite Systeme (wie z.B. ERP, Kostenrechnung, Dokumente-Management-System) integriert werden sollen, ist eine professionelle Projektmanagement Software unumgänglich.

Welche Projektmanagement Software brauchen Sie? Um das zu beantworten müssen Sie zuerst genau bestimmen, welchen Nutzen Sie erwarten. Sonst kann es ein teures Ausprobieren werden. Beziehen Sie im Auswahlprozess der Projektmanagementsoftware am besten Projektverantwortliche und Mitarbeiter frühzeitig mit in die Planung ein udn vergessen die Schnittstellen zu Drittsystemen nicht. Das erhöht die Akzeptanz nach der Einführung einer solchen Projektmanagement Software. Im Prinzip können Sie typische Aufgabenstellungen in einem Projekt (z.B. Ideenfindung, Ressourcenplanung, Zeitplanung, Controlling etc.) jeweils mit einer einzelner Projektmanagementsoftware abdecken. Es gibt natürlich auch die Projektmanagementsoftware Lösungen, die alles abdecken. Die Erfahrung hat aber gezeigt, dass es erstmal am besten ist, einzelne Projektbereiche (Ressourcenplanung) mit Projektmanagementsoftware Tools abzudecken und dann im zweiten Schritt eine Projektmanagementsoftware Komplettlösung einzuführen.

Es ist soweit. Der spannende Teil beginnt, sobald Sie sich für eine Projektmanagement Software entschieden haben. Denn mit der Einführung einer Projektmanagementsoftware haben Sie ein weiteres Projekt gestartet. Wenn Sie bekannte Projektmanagementsoftware wie MS Project, Ressourcenplaner oder auch Excel einsetzen wollen, haben Sie es beim Rollout leichter, weil beide Lösungen nicht anpassbar sind. Wenn Sie jedoch, eine umfangreiche Projektmanagement Software einzusetzen, dann sollten Sie sich die Vorgehensweise gründlich überlegen (siehe auch mein PRAXISREPORT dazu). Dazu gibt es zwei Strategien: den „BigBang“ und die iterative Einführung. Ich empfehle immer das iterative Vorgehensmodell. Dadurch sind die Projektbeteiligten in der Lage, vorzeitig Erfahrungen mit den Bestandteilen der Projektmanagementsoftware zu sammeln:

Bei der Auswahl der Projektmanagement Software passieren erfahrungsgemäß die meisten und teuersten Fehler. Mein PRAXISREPORT widmet sich diesem Thema in einem eigenen Kapitel.