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Projektmanagement, Projekt, Software

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Mittwoch, 22.11.2017

Wie schätze ich Aufwände?

Im Projektmanagement gibt es wohl unzählige Fragen, wer sich schon einmal ein bisschen grober damit befasst hat weiß, dass man für ein Projekt auch eine so genannte Aufwandseinschätzung benötigt. Doch wie geht man da vor? Es ist vollkommen klar, dass schon allein der Begriff Schätzung impliziert, dass es keinen klaren Weg gibt, sondern dass man sich hier eher zwischen Mathematik und Psychologie bewegt. Im Projektmanagement nutzen besonders Anfänger gerne einfache Checklisten, diese gibt es auch für Projektschätzungen und schaffen einen ersten Überblick.

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Man sollte sich als Projektleiter vor der Aufwandseinschätzung über die Unternehmensorganisation und die Projektorganisation informieren. Dabei sollte geklärt werden, ob die Kompetenzen klar geregelt sind das Management nicht allzu häufig eingreifen muss. Die Art der Verfahren zur Entscheidungsfindung und die davon betroffenen Gremien sollten wie auch die Form der Projektorganisation ebenfalls in Erfahrung gebracht werden. Außerdem sollte man sich über das technische Umfeld informieren. Es sollte also klargestellt werden, dass die Arbeitsfelder mit modernen Geräten ausgestattet sind, ausreichend komfortable Tools zur Verfügung stehen, die Systeme und die Performancesysteme stabil ist und die Systeme durch eine kompetente EDV Abteilung unterstützt werden.

 

Es stellt sich ebenfalls die Frage über die beteiligten Personen, also beispielsweise den Anteil der erfahrenen Mitarbeiter bzw. den Anteil der Einsteiger - je nachdem schätzen die Mitarbeiter ihren Teil des Projektes anders ein. Ein für die Effektivität förderliches Arbeitsklima ist ebenfalls erstrebenswert, denn das fördert die Zusammenarbeit zwischen den Menschen aus den verschiedenen Abteilungen. Weiterhin sollte geklärt werden, ob ausreichend Mitarbeiter verfügbar sind und ob deren Motivation hinsichtlich der Aufgabe ausreichend hoch ist. Zu guter Letzt sollte man sich darüber informieren, wie hoch der Anteil der externen Mitarbeiter ist. Die Projektgröße und Projektdauer sind die beiden letzten Kernpunkte, die bei einer Projektabschätzung beachtet werden sollten. Die Aufgabe sollte also für alle Beteiligten klar gegliedert und überschaubar sein, außerdem sollte man in etwa abschätzen, wie viel Kommunikation mit den externen Stellen und anderen Bereichen zu erwarten ist.

 

Hinsichtlich der Projektdauer sollte man abklären, ob eventuelle politische oder wirtschaftliche Änderungen zu erwarten sind, die das Projekt beeinflussen. Technische Änderungen, beispielsweise Systemeinstellungen oder neue Rechner sind ebenso in Betrachtung zu ziehen wie Personalumstellungen, beispielsweise die Pensionierung eines Kollegen oder dessen Kündigung. Zu guter Letzt sollte man sich auch mit der Geschäftsführung absprechen um auf eventuelle Änderungen der strategischen Unternehmensziele zu reagieren.

 

Eine Schätzung ist mit Risiken verbunden

Erfahrene Projektleiter treffen ihre Aufwandseinschätzung häufig mit dem Bauch und mit dem Kopf zugleich, außerdem müssen in eine Aufwandseinschätzung auch die Mitarbeiter mit einbezogen werden. Hier zeigt sich, dass es ungemein wichtig ist, dass der Projektleiter seine Mitarbeiter kennt, um deren Meinung über Ihre eigene Arbeit und somit über die Aufwandseinschätzung selbst einschätzen zu können. Der Projektleiter kann so von vorneherein erkennen, ob ein Mitarbeiter eher untertreibt oder übertreibt. Es gibt sehr viele Faktoren, die einfach derart unberechenbar sind, als dass man aus der Erfahrung heraus oder auch aus dem Bauch heraus eine Schätzung treffen muss. So stellt sich das Problem, dass der Projektleiter gerne eine kleine Sicherheit vermerkt und deshalb etwas höher schätzt als eigentlich erwartet. Wenn die Schätzung jedoch zu hoch ausfällt, kommt schnell eine Beschwerde von Auftraggebern oder den Projektbeteiligten - es liegt ganz eindeutig am Projektleiter, das richtige Mittelmaß zu finden.

 

Wie schätze ich Aufwände relativ kurzfristig?

Man sollte, um das Schätzergebnis zu verbessern und wirtschaftliche Projektrisiken zu minimieren, bei der Aufwandseinschätzung die folgenden Maßnahmen berücksichtigen.

  • Dokumentation von Annahmen und Risiken
  • Verwendung von formalen Schätzgrundlagen
  • Sicherstellen einer ausreichenden Qualifikation der Schätzenden
  • Additive interne Qualitätssicherungsmaßnahme veranlassen
  • Strukturierte Organisation der Aufwandseinschätzung
  • Frühzeitige Abstimmung des Vorgehensmodells mit dem potentiellen Auftraggeber

Es gibt nicht viele Unternehmen, die für eine Aufwandseinschätzung ein formales Modell erarbeitet haben. Für ein Projektleiter ist dies jedoch durchaus erstrebenswert, da er auf diese Weise seinem Werkzeugkasten schlichtweg ein machtvolles neues Werkzeug hinzufügen kann. Es empfiehlt sich gerade als Neuling aber auch als erfahrener Unternehmer oder Projektleiter, zwei verschiedene Wege der Aufwandseinschätzung einzuschlagen. So sensibilisiert man die Projektteilnehmer durch das aufzeigen der Differenz dafür, dass es sich letztendlich nur um eine Schätzung handelt.